Center

Pflanzner Sándor, Adapto
Pflanzner Sándor, Adapto
Forrás: ITB
Compliance, mint melléktermék

Tisztánlátás egyszerűen

A munkaerőhiány miatt számos cég igyekszik a folyamatok automatizálásával javítani működési hatékonyságát. Ám az automatizálás csak akkor lehetséges, ha folyamataink jól szabályozottak, ahhoz pedig érdemes őket egyben kezelni, tanácsolja Pflanzner Sándor, az ADAPTO Solutions fejlesztési vezetője.

– Mennyire tudatosan kezeli egy tipikus magyar vállalat a belső folyamatait?

– Létezik egy folyamatérettségi modell, amely megmutatja, hogy a cég folyamatai mennyire fejlettek, azaz mennyire képesek ellátni funkciójukat. A legalsó szinten álló cégekben még nem tudatosult, hogy lennének folyamataik, ők csak teszik a dolgukat, ahogy megszokták. A következő szinten lévők már felismerték a folyamataikat, és próbálnak aszerint is eljárni. Magasabb szinten már írásba foglalják ezeket a folyamatokat, később a szabályzatokban is beveszik leírást, majd végül automatizálnak. Az átlagos magyar vállalatok tapasztalataim szerint a második-harmadik szint táján tartanak.

– Mi jelenti a legnagyobb problémát esetükben?

– Talán az, hogy nem tudatosan nyúlnak a folyamataikhoz, és nem próbálják őket teljes rendszerben nézni. Vegyük a legutóbbi példát, a GDPR-t. Mindenkit érint és a vállalatok mindegyike kénytelen volt szabályozott folyamatokat kialakítani. A legtöbb esetben azonban ennek nem volt más célja, mint hogy megfeleljenek a szabályozás betűjének. Ki lehet pipálni a kötelező elemeket, megfelelünk az auditon, elkerüljük a nagy büntetést, tehát jók vagyunk. De ugyanezt elmondhatjuk szinte valamennyi minőségirányítási rendszerről. Önmagukban konzisztensek, még talán meg is felelnek a céljuknak, de nem alkotnak egységes rendszert. Így nem tudják betölteni azt a feladatukat, amely szerintünk a legfontosabb: hogy jobb legyen és hatékonyabban működjön a vállalatunk.

– Hogyan tudnak a cégek feljebb lépni a folyamatérettségi modellben?

– A kulcselem szerintünk az integrált igazgatási rendszer. Értelmezésünkben az igazgatás (governance) mindazon folyamatok és döntési mechanizmusok összessége, amelyek a vállalatnál megtalálhatók, a hozzájuk kapcsolódó erőforrásokkal együtt.

– Hogyan működik egy ilyen rendszer?

– Az alapja a meglévő folyamatok feltérképezése. Már itt sok meglepetés érheti a vállalatot, mert kiderülhet, hogy a valóságban egyáltalán nem úgy működnek a folyamatok, mint ahogy elképzelték. Láthatóvá válnak a folyamatokban lévő hurkok, megkerülő utak, hiányzó ellenőrzési, jóváhagyási pontok. A felmért folyamatokhoz hozzá kell rendelni a végrehajtásukhoz szükséges erőforrásokat is, legyenek azok emberek, informatikai rendszerek vagy adatok. Mindezen erőforrásoknak pedig léteznek sebezhetőségeik, azoknak előfordulási valószínűsége, ami kiadja a folyamatok kockázatait. Az integrált igazgatási rendszer célja pont az, hogy ezeket a rendszerszintű kockázatokat minimálisra csökkentse, például azzal, hogy feltárja őket és kontrollokat, ellenőrzési pontokat épít be a folyamatokba.

– Milyen jelentőséggel bír a vállalat számára, ha tisztán látják folyamataikat és a hozzájuk tartozó erőforrásokat és kockázatokat?

– Számtalan területen vehetjük hasznát ennek a tudásnak. Ha látom a folyamataimban, azaz a működésemben rejlő kockázatokat, akkor nem a mostani, hanem a jövőbeni problémák elhárításán tudok dolgozni, vagyis igazából a jövőbe látok. Ha a folyamatok a vállalati stratégiából következnek, ha megfelelnek a lefektetett szabályoknak (beleértve a külső szabályozókat is), akkor nem kell verejtékes munkával felkészülni az auditokra, mert a compliance mintegy „melléktermékként” kiesik az egész rendszerből. Nem beszélve arról, hogy automatizálni csak jól szabályozott folyamatokat lehet és érdemes. Végül, de nem utolsósorban, az üzletmenet-folytonosság javításában is óriási jelentősége van. Ha tudjuk, hogy mely folyamatok leállása okozza a legnagyobb kárt a vállalatnak, akkor egy katasztrófahelyzet esetén azok visszaállítására tudjuk fordítani a legtöbb erőforrást, és nem a látványos, de kevésbé fontos folyamatokra pazaroljuk az erőinket.